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開盛集團探索打造數字管理新模式——釘釘初體驗

發布日期:2019-08-16 瀏覽次數:1212 【字體:


PC時代,辦公強調的是OA(Office Automation)與ERP (Enterprise Resource Planning)管理,本質是把業務體系化、流程化、軟件化、自動化,是將過去比較有效的管理方法與既定工作流程通過軟件的方式沉淀下來,從而提升管理效率。但它僅是基于過去管理經驗的一種提升,是科層制下指令的層次下達。

而在移動互聯時代,為滿足企業內部快速的信息傳遞和實時處理,一致化內部技術和管理語言,打破資源壁壘,并使個體潛能得以釋放,更開放多元的工作場景下移動辦公軟件以一體化平臺的方式服務更多企業和員工,到2020年移動辦公市場將達500億,移動辦公平臺作為組織的一種微觀載體,推動企業深度的互聯互通、透明共享,而它也是推動組織加速在線化、數字化、敏捷化的一股底層力量。

——《百年躍變:浮現中的智能化組織》 阿里研究院/畢馬威





在云計算和移動互聯網時代,企業管理的維度、廣度、深度都在發生變化,對企業而言,改進傳統工作方式,進行系統組織的創新突破快速自我變革也比任何時候都更為關鍵。

開盛集團管理者敏銳地抓住企業變革需求,針對傳統企業管理上的痛點,引進釘釘辦公系統,借助數字化管理平臺,打破上下壁壘,激發每個組織成員成為企業知識、信息的生產者和共享者,最終提高組織整體運轉效率。

釘釘系統初印象

釘釘像一個手機應用商店但又不局限于簡單的應用集合,而是聯合第三方開發者和廠商,構建智能辦公硬件、企業服務和辦公應用的組合,企業可結合自身實際需求打造移動辦公新生態,進行組織數字化轉型。

開盛集團釘釘初體驗

組織關系、決策、業務活動初步分析

在探索釘釘的過程中,系統性思維和規劃必不可少。開盛集團從組織關系、決策、業務活動三個方面入手,進行初步分析:

組織關系分析——集團組織架構在釘釘上如何呈現?組織存在什么職位角色?有哪些職權關系、負責關系?尤其是厘清子公司和集團的關系,現下模式是將子公司納入集團共同搭建生態組織。

決策分析——集團各項業務活動中有哪些種類的決策?如何實現?應該由哪個層次、哪個部門或人員做出?管理者權力范圍和職責是否明晰,管理和授權范圍有多大?

業務活動分析——集團和子公司日常業務活動有哪些?在數字化工作方式上要實現哪些業務活動?哪些業務不納入數字化范疇?

組織、溝通、協同、業務在線架構

厘清了以上三方面思路,通過在釘釘系統中搭建組織、溝通、協同、業務架構來實現高效協同運轉,自系統完善運轉以來,釘釘指數一直保持900分以上。

                                        

組織在線——通過搭建清晰的組織架構、人事結構和管理體系,構建起權責清晰、扁平透明的在線組織,快速建立屬于組織的“線上”辦公室。開盛集團將總部、子公司全部納入集團組織管理架構中,根據崗位、職務確定角色分類,并挖掘培養數字化管理人才,目前,集團共有數字化管理師1名,數字化管理專員6名,結合自身崗位職責進行數字化功能和應用的探索、開發和流程完善。

溝通在線——建立安全在線的信息通道,讓組織成員實現高效溝通,工作和生活分離。開盛集團以組織為單位建立集團公司內部群(全員群、部門群、分項目、分活動群),對群成員實現一鍵管理,保證安全;使用已讀未讀和DING確保信息傳遞的高效和觸達。

協同在線——讓組織成員在線實現業務上的協同工作,達到各個崗位、職位角色之間互相支持,實現制度化、規范化的工作。開盛集團充分使用日志、釘盤、釘郵、番茄表單達到信息共享、部門協同。

業務在線——通過業務流程、業務行為數據化、智能化、移動化的升級,增強企業的決策分析能力。開盛集團建立并不斷完善線上審批、規范各類審批流程,進行線上合同管理、車輛管理,實時掌握最新應用數據。






“數字化企業的本質是通過數字化技術來打造透明、平等、開放、以人為本的工作環境,讓每一個人的優秀都能被大家看見,激發每一個人創造創新的自驅力。”

——釘釘CEO陳航





當然,在推廣釘釘的過程中,作為一個傳統的初創企業,也遇到了不少困惑和問題,問題癥結還是在于人的問題。

員工層面——員工對互聯網、數字化工作方式不了解;員工不愿改變傳統的工作方式;員工不理解變革于個人、組織、內外部協同的關系。對策:從員工培訓入手,提升推動提升移動互聯網的工作體驗,培訓員工形成釘釘使用習慣。從員工的角度出發,挖掘對員工的價值:員工的努力被發現、工作更簡單、協同更高效;推動使用數字化管理人才的認證學習。

管理者層面——未意識到數字化轉型對企業的重要性;對數字化管理的理念、工作方式不太了解;不清晰管理成本和組織協同效率之間的關系。對策:管理層的培訓入手學習理解數字化管理的概念;制定詳細計劃、結果展示、項目里程碑匯報,管理層清晰進度和結果;理清組織透明、管理成本、協同效率、創造創新力之間的關系,向上賦能管理層。

數字化管理師層面——釘釘系統管理員的工作由工作人員兼職擔任,賦權不夠,導致很多有用的功能和應用無力推廣,本身對數字化管理認知和探索完全是從零到一、自學成才,從上到下沒有組織針對性和系統的培訓在釘釘的學習中心。對策:通過數字化管理師認證的線上課程學習,并推動更多同事獲得“數字化管理專員”認證,以及關注“數字化高級管理師”進階能力培養項目。與業務深度鏈接,讓各部門各職能具備一定管理職能的人員同時成為數字化管理師,形成管理理念和數字化管理能力上的統一,掌握靈活配置釘釘、能夠深入業務,解決復雜業務場景下的功能配置。

相信隨著釘釘使用的日益熟練,線上線下結合日益緊密,體驗到智能軟硬件設備配套完善帶來便利,數字化管理和應用會越走越遠,越來越好。


婷婷99